Pronomi nella firma email: come aggiungerli, e se farlo

Per aggiungere i pronomi alla firma email, mettili tra parentesi dopo il tuo nome, come in Sam Okafor (they/them), oppure su una riga a parte, come in Pronomi: she/her. Poi salva la firma in ogni app di posta che usi. Aiuta chi ti conosce solo per iscritto a usare i pronomi giusti, ed è sempre una tua scelta: aggiungerli non dovrebbe mai essere un obbligo, e ci sono buoni motivi per non farlo.

Perché le persone mettono i pronomi nella firma

Non puoi conoscere i pronomi di qualcuno se non te li dice. Lo sottolinea una FAQ scritta per il personale dello Stato di Washington dalla sua rete di dipendenti LGBTQ+, che aggiunge che i pronomi non corrispondono sempre al modo in cui una persona viene percepita. L'email rende le supposizioni ancora meno affidabili: chi ti conosce solo per iscritto ha il tuo nome e poco altro, e Inclusive Employers, un'organizzazione britannica per l'inclusione sul lavoro, osserva che condividere i pronomi apre la conversazione sul perché nessuno dovrebbe dare per scontati i pronomi di una persona in base al suo aspetto o al suo nome.

Una riga con i pronomi corregge prima che qualcuno sbagli. Stonewall, l'associazione britannica LGBTQ+, dice che i pronomi nelle firme aiutano il personale a evitare il misgendering tra colleghi e verso la clientela, e mostrano in modo visibile il sostegno alle persone trans dentro e fuori l'organizzazione.

L'altra ragione riguarda tutte le altre persone. Quando anche i colleghi cis condividono i propri pronomi, una riga con i pronomi smette di far risaltare qualcuno. La FAQ dello Stato di Washington lo dice in modo semplice: più persone li condividono, più diventa normale, e più per le persone trans e non binarie diventa comodo e sicuro condividere i propri. Se l'idea è nuova per te, la guida ai pronomi spiega le basi.

Formati, con esempi

Non esiste un formato ufficiale. Tienilo breve e indica due forme del pronome, che bastano a chiunque per ricavare il resto.

Sulla riga del nome

L'opzione più comune, e quella che si legge per prima. Vanno bene sia le parentesi sia una barra verticale:

• Sam Okafor (they/them)
• Priya Shah (she/her)
• Jordan Lee | he/him

Su una riga a parte

Utile quando la riga del nome è già lunga, o quando un modello aziendale stabilisce come deve apparire il tuo nome. Scrivi Pronomi: they/them sotto il nome o sotto il ruolo. Se preferisci scrivere per esteso tutte e tre le forme, lo fa l'esempio della stessa Human Rights Campaign, sulla riga del nome: E. Wilson (pronouns: they/them/theirs).

Con un link a una spiegazione

Se ti aspetti domande, trasforma qualche parola dopo i pronomi in un link a una pagina che spiega perché le persone li condividono: le linee guida della tua organizzazione o una spiegazione pubblica. Stonewall la suggerisce come opzione. Per esempio: Pronomi: she/they (perché li condivido), con le parole tra parentesi come link.

Per lavoro, studio e lavoro freelance

• Lavoro: nome e pronomi sulla prima riga, poi ruolo e team. Se c'è un modello aziendale, aggiungi i pronomi alla riga del nome invece di inventare un nuovo layout.
• Studio: nome e pronomi, poi corso e anno. Tutor e relatori che ti conoscono soprattutto via email sono proprio le persone a cui una riga con i pronomi è utile.
• Freelance: nome e pronomi, poi cosa fai e il tuo sito. La tua firma arriva a clienti con cui magari lavorerai una volta sola, quindi decidi se vuoi mostrare i pronomi a tutta quella clientela. Gmail, per esempio, ti permette di salvare fino a dieci firme e di sceglierne una per ogni messaggio, così puoi tenere una versione con i pronomi e una senza.

Dopo aver salvato, manda un'email di prova al tuo indirizzo da ogni dispositivo e app da cui scrivi. Le firme non sempre passano da uno all'altro: le pagine di assistenza di Microsoft dicono che le firme di Outlook possono essere salvate sul dispositivo su cui sono state create, e che chi usa sia Outlook sia Outlook sul web deve creare una firma in ciascuno.

Neopronomi, any pronouns e titoli

• Neopronomi. Scrivili esattamente come li usi: Pronomi: xe/xem, oppure Pronomi: fae/faer. Se chi legge potrebbe non sapere come pronunciarli, aggiungilo: la FAQ dello Stato di Washington indica che fae/faer si pronuncia fay/fair. Altro sui neopronomi.
• Più di una serie. She/they o he/they di solito vuol dire che vanno bene entrambi, ma a volte segnala una preferenza. Se per te conta, dillo: she/they, vanno bene entrambi.
• Any pronouns. Pronomi: any. Se c'è una serie che preferiresti le persone evitassero, puoi aggiungerla, come in any pronouns tranne it. Cosa significa in pratica any pronouns ha una pagina a sé.
• Il tuo nome al posto dei pronomi. Se preferisci che nessuno usi pronomi per te, Pronomi: usa il mio nome, per favore lo dice in poche parole.
• Un titolo. Nei contesti formali un titolo può precedere il nome. Mx è quello che non indica il genere, come in Mx Sam Okafor, e la Human Rights Campaign osserva che alcune persone che usano neopronomi lo usano al posto di un titolo con genere come Mr o Ms.

Perché deve restare facoltativo

Le organizzazioni che consigliano i pronomi nella firma dicono anche chiaramente che non vanno mai imposti. Nel 2020 Stonewall ha detto che i pronomi nelle firme vanno incoraggiati ma non resi obbligatori, perché non tutte le persone si sentono a proprio agio a condividerli, e che questo può valere sia per il personale cis sia per quello trans. Inclusive Employers raccomanda ai datori di lavoro di non renderli mai obbligatori. Le pagine di assistenza di Microsoft sulla sua funzione dedicata ai pronomi dicono che usarla dovrebbe essere facoltativo, non obbligatorio.

Per le persone trans, i motivi sono concreti:

• Potresti essere stealth al lavoro. Una firma arriva a chiunque tu scriva. In un ambiente di lavoro ostile, anche una riga con i pronomi corretti può sembrare un invito a fare congetture, e non metterla è una decisione ragionevole.
• Potresti non aver ancora fatto coming out. La FAQ dello Stato di Washington osserva che una persona trans che non ha fatto coming out al lavoro può usare pronomi diversi al lavoro e a casa, e avverte che chiederle i suoi pronomi la costringe a scegliere, su due piedi, tra fare outing di sé stessa e misgenderarsi. Una riga obbligatoria nella firma fa la stessa cosa in ogni email.
• Potresti non avere ancora le idee chiare. Se ti stai interrogando sul tuo genere, non ti serve una riga con i pronomi finché non la vuoi, e puoi cambiarla quando vuoi.
• Può essere rischioso dove ti trovi. Microsoft consiglia alle organizzazioni di considerare le leggi, le norme e le consuetudini culturali locali che potrebbero esporre il personale a rischi maggiori se i suoi pronomi vengono mostrati.

Le regole possono anche cambiare in fretta. Il 29 gennaio 2025 l'Office of Personnel Management degli Stati Uniti ha detto alle agenzie federali di disattivare le funzioni dei sistemi di posta come Outlook che chiedono agli utenti i loro pronomi, e nel giro di pochi giorni al personale di diverse agenzie, tra cui il Dipartimento di Stato, è stato detto di togliere i pronomi dalla firma, ha riferito l'Associated Press. Controlla la policy attuale della tua organizzazione prima di affidarti a un vecchio modello.

Cosa dovrebbero e non dovrebbero fare responsabili e HR

Una riga con i pronomi aiuta solo se il resto dell'ambiente di lavoro la sostiene. Le indicazioni di Microsoft per chi amministra i sistemi dicono che mostrare i pronomi dovrebbe completare, non sostituire, un impegno più ampio a sostegno del personale trans.

Da fare

• Parla prima con la rete del personale LGBTQ+, se ce n'è una, come suggerisce Stonewall, poi offri una riga facoltativa per i pronomi nel modello di firma, con indicazioni chiare su formato e posizione. Di' chiaramente che è volontaria.
• Lascia che siano le persone ai vertici a cominciare. Stonewall raccomanda che chi guida l'organizzazione dia l'esempio condividendo i pronomi, così non sembra una cosa che fa solo il personale trans.
• Usa i pronomi dei colleghi, e quando sbagli, correggiti e vai avanti senza lunghe scuse. La pratica aiuta, e la pagina per esercitarsi con i pronomi è fatta apposta.
• Se attivi i pronomi del profilo in Microsoft 365, di' al personale chi li vedrà. La funzione è disattivata per impostazione predefinita; quando qualcuno aggiunge i pronomi, tutta l'organizzazione può vederli e gli utenti non possono limitarne la visibilità, anche se le persone esterne all'organizzazione non li vedono.

Da non fare

• Renderla obbligatoria, sollecitare chi non l'ha aggiunta o chiederne il motivo. Il consiglio di Inclusive Employers è rispettare completamente quella scelta.
• Trarne conclusioni. L'assenza di una riga con i pronomi non vuol dire che una persona sia cis, e they/them non vuol dire che una persona sia non binaria.
• Annunciare i pronomi di qualcuno al posto suo. Quando una persona alle dipendenze fa la transizione, Acas, il servizio di consulenza sul lavoro per la Gran Bretagna, dice che il datore di lavoro dovrebbe comunicare i suoi pronomi al resto del personale quando e come lo vuole la persona interessata.
• Trattare lo scherno come una battuta. Acas dice che il misgendering deliberato di una persona trans alle proprie dipendenze può essere una forma di molestia, e che un datore di lavoro che non fa nulla per fermarlo potrebbe risponderne legalmente.

Quando qualcuno al lavoro la prende in giro o la ignora

Per prima cosa distingui uno scivolone da una scelta. Chi sbaglia una volta e si corregge sta imparando. Chi continua a usare il pronome sbagliato dopo aver letto la tua firma, o ci scherza sopra, sta facendo altro. Per uno scivolone basta una breve correzione, o anche niente. Per il resto:

• Correggi una volta, con chiarezza, per iscritto se puoi. Per esempio: i miei pronomi sono they/them, come nella mia firma. Non devi spiegazioni a nessuno. Se l'obiezione è grammaticale, il they singolare fa parte dell'inglese da secoli.
• Tieni traccia. Acas suggerisce di annotare cosa è successo, come ti ha fatto sentire, date e orari, eventuali prove come email o screenshot, ed eventuali testimoni. Con l'email è più facile che con la maggior parte dei problemi sul lavoro.
• Segnalalo. Acas consiglia di tentare prima in modo informale, con chi ti coordina o con le risorse umane, e di presentare un reclamo formale, chiamato grievance, se non funziona. Una rappresentanza sindacale può aiutarti in entrambi i casi.
• Sappi che la legge non è uguale ovunque. Acas fa l'esempio di una donna trans i cui colleghi continuano di proposito a riferirsi a lei al maschile (he) dopo che ha chiesto she o they, e dice che con ogni probabilità si tratta di molestia. Negli Stati Uniti, le linee guida federali del 2024 dicevano che il misgendering ripetuto e intenzionale poteva costituire molestia, ma nel maggio 2025 un tribunale del Texas ha annullato quella parte e nel gennaio 2026 la Equal Employment Opportunity Commission ha ritirato l'intero documento. Un sindacato, un avvocato del lavoro o un servizio legale LGBTQ+ della tua zona possono dirti qual è la tua posizione.

Se un ambiente di lavoro trasforma la tua firma in un bersaglio, hai il diritto di toglierla. I tuoi pronomi restano gli stessi in ogni caso.

Firma, nome visualizzato e pronomi del profilo sono cose diverse

Nell'email i pronomi possono stare in tre posti, e ognuno raggiunge un pubblico diverso.

• La firma è il testo aggiunto in fondo ai messaggi che scrivi. La vede solo chi legge quell'email.
• Il nome visualizzato è il nome mostrato insieme al tuo indirizzo quando invii un messaggio. In Gmail lo cambi da computer, nelle impostazioni alla voce Send mail as; non si può cambiare dall'app Gmail. Su un account Google di lavoro o della scuola, un amministratore può impostare il nome che compare nelle email che invii. I pronomi aggiunti al nome visualizzato stanno accanto al tuo nome per chiunque riceva la tua posta, ed è un passo più grande di una firma.
• I pronomi del profilo sono un campo del tuo account. In Microsoft 365, se l'amministratore ha attivato la funzione, compaiono sulla tua scheda profilo in Outlook e Teams, visibili a tutta l'organizzazione. Sugli account Google configurati da un'azienda, una scuola o un'altra organizzazione, sono nascosti per impostazione predefinita e scegli tu se possono vederli solo tu, la tua organizzazione o chiunque.

Ognuno si imposta in un posto diverso, quindi controllali tutti e tre. Se la tua organizzazione offre i pronomi del profilo potresti usare quelli e lasciare la firma senza pronomi; se la maggior parte delle tue email va fuori dall'organizzazione, i pronomi del profilo di Microsoft 365 non arriveranno a chi le legge, la firma sì.