Pronomen in der E-Mail-Signatur: wie du sie angibst, und ob

Um Pronomen in deine E-Mail-Signatur aufzunehmen, schreib sie in Klammern hinter deinen Namen, etwa Sam Okafor (they/them), oder in eine eigene Zeile, etwa Pronomen: sie/ihr. Speichere die Signatur dann in jedem E-Mail-Programm, das du benutzt. Das hilft Menschen, die dich nur schriftlich kennen, deine Pronomen richtig zu verwenden, und es ist immer deine Entscheidung: Niemand sollte verpflichtet werden, sie anzugeben, und es gibt gute Gründe, es nicht zu tun.

Warum Menschen Pronomen in ihre Signatur schreiben

Du kannst die Pronomen einer Person nicht kennen, solange sie sie dir nicht sagt. Das betonen die FAQ, die das LGBTQ+-Netzwerk der Beschäftigten des Bundesstaats Washington für die Belegschaft geschrieben hat, und sie fügen hinzu, dass Pronomen nicht immer dazu passen, wie jemand wahrgenommen wird. Per E-Mail ist Raten noch unzuverlässiger: Menschen, die dich nur schriftlich kennen, haben deinen Namen und nicht viel mehr, und Inclusive Employers, eine britische Organisation für Inklusion am Arbeitsplatz, merkt an, dass das Teilen von Pronomen das Gespräch darüber eröffnet, warum niemand die Pronomen einer Person aus ihrem Aussehen oder ihrem Namen ableiten sollte.

Eine Pronomenzeile korrigiert, bevor jemand etwas falsch macht. Stonewall, die britische LGBTQ+-Organisation, sagt, dass Pronomen in Signaturen Beschäftigten helfen, einander, Klientinnen und Klienten sowie Kundschaft nicht zu misgendern, und sichtbar zeigen, dass trans Menschen innerhalb und außerhalb der Organisation unterstützt werden.

Der andere Grund betrifft alle anderen. Wenn auch cis Kolleginnen und Kollegen ihre Pronomen angeben, hebt eine Pronomenzeile niemanden mehr hervor. Die FAQ aus dem Bundesstaat Washington sagen es einfach: Je mehr Menschen sie teilen, desto normaler wird es, und desto angenehmer und sicherer ist es für trans und nicht-binäre Menschen, ihre eigenen zu teilen. Wenn die ganze Idee neu für dich ist, erklärt der Pronomen-Ratgeber die Grundlagen.

Formate, mit Beispielen

Ein offizielles Format gibt es nicht. Halte es kurz und gib zwei Formen des Pronomens an, das reicht, damit alle den Rest ableiten können.

In der Namenszeile

Die häufigste Variante, und die, die zuerst gelesen wird. Klammern und ein senkrechter Strich funktionieren beide:

• Sam Okafor (they/them)
• Priya Shah (sie/ihr)
• Jordan Lee | er/ihm

In einer eigenen Zeile

Praktisch, wenn deine Namenszeile schon lang ist oder eine Firmenvorlage festlegt, wie dein Name erscheint. Schreib Pronomen: they/them unter deinen Namen oder deine Berufsbezeichnung. Wenn du lieber alle drei Formen ausschreibst: Das eigene Beispiel der Human Rights Campaign tut das, in der Namenszeile: E. Wilson (pronouns: they/them/theirs).

Mit einem Link zu einer Erklärung

Wenn du mit Fragen rechnest, mach aus ein paar Wörtern nach deinen Pronomen einen Link zu einer Seite, die erklärt, warum Menschen sie angeben: die Richtlinien deiner eigenen Organisation oder eine öffentliche Erklärung. Stonewall schlägt das als Möglichkeit vor. Zum Beispiel: Pronomen: sie/they (warum ich sie angebe), mit den Wörtern in Klammern als Link.

Für Job, Studium und freiberufliche Arbeit

• Job: Name und Pronomen in der ersten Zeile, dann Berufsbezeichnung und Team. Wenn es eine Firmenvorlage gibt, setz die Pronomen in die Namenszeile, statt ein neues Layout zu erfinden.
• Studium: Name und Pronomen, dann Studiengang und Studienjahr. Lehrende und Betreuende, die dich vor allem per E-Mail kennenlernen, sind genau die Leserschaft, der eine Pronomenzeile hilft.
• Freiberuflich: Name und Pronomen, dann was du machst und deine Website. Deine Signatur geht an Kundschaft, mit der du vielleicht nur einmal arbeitest, also entscheide, ob du deine Pronomen allen zeigen willst. Gmail zum Beispiel lässt dich bis zu zehn Signaturen speichern und für jede Nachricht eine auswählen, du kannst also eine Version mit Pronomen und eine ohne behalten.

Schick dir nach dem Speichern von jedem Gerät und jedem Programm, mit dem du schreibst, eine Test-E-Mail. Signaturen werden nicht immer zwischen ihnen geteilt: Die Hilfeseiten von Microsoft sagen, dass Outlook-Signaturen auf dem Gerät gespeichert sein können, auf dem sie erstellt wurden, und dass Menschen, die sowohl Outlook als auch Outlook im Web nutzen, in beiden eine Signatur anlegen müssen.

Neopronomen, any pronouns und Anreden

• Neopronomen. Schreib sie genau so, wie du sie benutzt: Pronomen: xe/xem, oder Pronomen: fae/faer. Wenn Lesende vielleicht nicht wissen, wie man sie ausspricht, ergänze das: Die FAQ aus dem Bundesstaat Washington geben für fae/faer die Aussprache fay/fair an. Mehr zu Neopronomen.
• Mehr als ein Set. Sie/they oder er/they heißt meist, dass beides in Ordnung ist, signalisiert aber manchmal eine Vorliebe. Wenn es dir wichtig ist, sag es: sie/they, beides passt.
• Any pronouns. Pronomen: any. Wenn es ein Set gibt, das die Leute lieber meiden sollen, kannst du es ergänzen, etwa any pronouns außer it. Was any pronouns in der Praxis bedeutet, hat eine eigene Seite.
• Stattdessen dein Name. Wenn du lieber gar nicht mit Pronomen bezeichnet werden willst, sagt Pronomen: bitte meinen Namen verwenden das in wenigen Worten.
• Eine Anrede. In formellen Zusammenhängen kann eine Anrede vor deinem Namen stehen. Mx ist diejenige, die kein Geschlecht angibt, etwa Mx Sam Okafor, und die Human Rights Campaign merkt an, dass manche Menschen, die Neopronomen benutzen, sie statt einer geschlechtsbezogenen Anrede wie Mr oder Ms verwenden.

Warum es freiwillig bleiben muss

Die Organisationen, die Pronomen in Signaturen empfehlen, sagen auch klar, dass niemand dazu gedrängt werden sollte. Stonewall erklärte 2020, Pronomen in Signaturen sollten gefördert, aber nicht verpflichtend gemacht werden, weil sich nicht alle damit wohlfühlen, sie zu teilen, und dass das für cis und trans Beschäftigte gleichermaßen gelten kann. Inclusive Employers sagt Arbeitgebern, es niemals vorzuschreiben. Die Hilfeseiten von Microsoft zur eigenen Pronomenfunktion sagen, ihre Nutzung solle freiwillig sein, nicht verpflichtend.

Für trans Menschen sind die Gründe konkret:

• Du lebst bei der Arbeit vielleicht stealth. Eine Signatur geht an alle, denen du schreibst. An einem feindseligen Arbeitsplatz kann selbst eine korrekte Pronomenzeile wie eine Einladung zum Spekulieren wirken, und sie wegzulassen ist eine vernünftige Entscheidung.
• Du bist vielleicht noch nicht geoutet. Die FAQ aus dem Bundesstaat Washington merken an, dass eine trans Person, die bei der Arbeit nicht geoutet ist, bei der Arbeit und zu Hause unterschiedliche Pronomen verwenden kann, und warnen, dass die Frage nach ihren Pronomen sie zwingt, sich auf der Stelle zu entscheiden, ob sie sich selbst outet oder selbst misgendert. Eine vorgeschriebene Signaturzeile tut dasselbe in jeder E-Mail.
• Du findest es vielleicht gerade erst heraus. Wenn du dein Geschlecht gerade hinterfragst, brauchst du keine Pronomenzeile, bevor du eine willst, und du kannst sie ändern, wann immer du möchtest.
• Es kann dort, wo du bist, riskant sein. Microsoft rät Organisationen, lokale Gesetze, Vorschriften und kulturelle Normen zu berücksichtigen, die Beschäftigte zusätzlich gefährden könnten, wenn ihre Pronomen angezeigt werden.

Regeln können sich auch schnell ändern. Am 29. Januar 2025 wies das US Office of Personnel Management die Bundesbehörden an, Funktionen in E-Mail-Systemen wie Outlook abzuschalten, die Nutzende nach ihren Pronomen fragen, und Beschäftigte mehrerer Behörden, darunter das Außenministerium, wurden innerhalb weniger Tage angewiesen, Pronomen aus ihren Signaturen zu entfernen, wie die Associated Press berichtete. Prüf die aktuellen Richtlinien deiner Organisation, bevor du dich auf eine alte Vorlage verlässt.

Was Führungskräfte und die Personalabteilung tun sollten, und was nicht

Eine Pronomenzeile hilft nur, wenn der Rest des Arbeitsplatzes sie mitträgt. Die Anleitung von Microsoft für Administratorinnen und Administratoren sagt, dass die Anzeige von Pronomen umfassendere Bemühungen zur Unterstützung von trans Beschäftigten ergänzen, aber nicht ersetzen soll.

Tun

• Sprich zuerst mit eurem LGBTQ+-Netzwerk der Beschäftigten, falls es eines gibt, wie Stonewall vorschlägt, und biete dann in der Signaturvorlage eine freiwillige Pronomenzeile an, mit klaren Hinweisen zu Format und Platzierung. Sag deutlich, dass sie freiwillig ist.
• Lass Menschen in leitenden Positionen vorangehen. Stonewall empfiehlt, dass Führungskräfte vorleben, Pronomen zu teilen, damit es nicht wie etwas aussieht, das nur trans Beschäftigte tun.
• Verwende die Pronomen deiner Kolleginnen und Kollegen, und wenn du dich vertust, korrigier dich und mach ohne lange Entschuldigung weiter. Übung hilft, und die Seite zum Pronomen-Üben ist genau dafür gemacht.
• Wenn du Pronomen im Profil in Microsoft 365 aktivierst, sag den Beschäftigten, wer sie sehen wird. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet; sobald jemand Pronomen hinzufügt, können alle in der Organisation sie sehen, und Nutzende können das nicht einschränken, Menschen außerhalb der Organisation sehen sie allerdings nicht.

Nicht tun

• Es verpflichtend machen, Menschen hinterherlaufen, die keine Zeile hinzugefügt haben, oder sie fragen, warum nicht. Inclusive Employers rät, diese Entscheidung vollständig zu respektieren.
• Etwas hineinlesen. Keine Pronomenzeile heißt nicht, dass jemand cis ist, und they/them heißt nicht, dass jemand nicht-binär ist.
• Die Pronomen einer Person für sie verkünden. Wenn eine beschäftigte Person ihre Transition macht, sagt Acas, der Beratungsdienst für Arbeitsfragen in Großbritannien, dass Arbeitgeber die anderen Beschäftigten über die Pronomen dieser Person dann und so informieren sollten, wie die Person es möchte.
• Spott als harmlosen Spaß abtun. Acas sagt, dass bewusstes Misgendern von trans Beschäftigten eine Form von Belästigung sein kann und dass ein Arbeitgeber, der nichts unternimmt, um es zu unterbinden, rechtlich haften könnte.

Wenn Kolleginnen oder Kollegen sich darüber lustig machen oder es ignorieren

Unterscheide zuerst einen Ausrutscher von einer Entscheidung. Wer es einmal falsch macht und sich korrigiert, lernt gerade. Wer nach dem Lesen deiner Signatur weiter das falsche Pronomen verwendet oder einen Witz daraus macht, tut etwas anderes. Bei einem Ausrutscher reicht eine kurze Korrektur oder gar nichts. Für den Rest:

• Korrigiere es einmal, klar, und wenn möglich schriftlich. Zum Beispiel: Meine Pronomen sind they/them, wie in meiner Signatur. Du schuldest keine Erklärung. Wenn der Einwand die Grammatik betrifft: Singulares they gehört seit Jahrhunderten zum Englischen.
• Führ Buch. Acas empfiehlt, festzuhalten, was passiert ist, wie es dir damit ging, Datum und Uhrzeit, Belege wie E-Mails oder Screenshots und mögliche Zeuginnen und Zeugen. Per E-Mail ist das leichter als bei den meisten Problemen am Arbeitsplatz.
• Sprich es an. Acas rät, es zuerst informell zu versuchen, bei deiner Führungskraft oder der Personalabteilung, und eine formelle Beschwerde einzureichen, die dort grievance heißt, wenn das nicht hilft. Eine Vertretung der Gewerkschaft kann bei beidem helfen.
• Wisse, dass das Recht unterschiedlich ist. Acas nennt als Beispiel eine trans Frau, deren Kolleginnen und Kollegen sie bewusst weiter he nennen, nachdem sie um she oder they gebeten hat, und sagt, dass das wahrscheinlich Belästigung ist. In den Vereinigten Staaten hieß es in bundesweiten Richtlinien von 2024, wiederholtes und absichtliches Misgendern könne Belästigung sein, doch ein Gericht in Texas hob diesen Teil im Mai 2025 auf, und die Equal Employment Opportunity Commission zog die gesamten Richtlinien im Januar 2026 zurück. Eine Gewerkschaft, eine Anwältin oder ein Anwalt für Arbeitsrecht oder eine LGBTQ+-Rechtsberatung vor Ort kann dir sagen, wo du stehst.

Wenn ein Arbeitsplatz deine Signatur zur Zielscheibe macht, darfst du sie entfernen. Deine Pronomen bleiben so oder so dieselben.

Signatur, Anzeigename und Profilpronomen sind verschiedene Dinge

Pronomen können an drei Stellen einer E-Mail stehen, und jede erreicht ein anderes Publikum.

• Die Signatur ist Text, der unter die Nachrichten gesetzt wird, die du schreibst. Nur die Menschen, die diese E-Mail lesen, sehen sie.
• Der Anzeigename ist der Name, der beim Senden einer Nachricht zusammen mit deiner Adresse angezeigt wird. In Gmail änderst du ihn am Computer, in den Einstellungen unter Senden als (Send mail as); in der Gmail-App lässt er sich nicht ändern. Bei einem Google-Konto von der Arbeit oder der Schule kann eine Administratorin oder ein Administrator den Namen festlegen, der in deinen gesendeten E-Mails erscheint. Pronomen im Anzeigenamen stehen für alle, die deine Mails bekommen, neben deinem Namen, und das ist ein größerer Schritt als eine Signatur.
• Profilpronomen sind ein Feld in deinem Konto. In Microsoft 365 erscheinen sie, wenn die Administration die Funktion aktiviert hat, auf deiner Profilkarte in Outlook und Teams, sichtbar für alle in deiner Organisation. Bei Google-Konten, die von einem Arbeitgeber, einer Schule oder einer anderen Organisation eingerichtet wurden, sind sie standardmäßig verborgen, und du wählst, ob nur du, deine Organisation oder alle sie sehen können.

Jedes davon wird an einer anderen Stelle eingestellt, also prüf alle drei. Wenn deine Organisation Profilpronomen anbietet, kannst du diese nutzen und deine Signatur schlicht halten; wenn der Großteil deiner E-Mails nach außen geht, erreichen Profilpronomen in Microsoft 365 diese Lesenden nicht, eine Signatur schon.