Zaimki w stopce e-mail: jak je dodać i czy w ogóle warto

Aby dodać zaimki do stopki e-mail, wpisz je w nawiasie po imieniu i nazwisku, na przykład Sam Okafor (ono/jego), albo w osobnej linijce, na przykład Zaimki: ona/jej. Potem zapisz stopkę w każdej aplikacji pocztowej, z której korzystasz. Dzięki temu osoby, które znają cię tylko z korespondencji, poprawnie używają twoich zaimków, a decyzja zawsze należy do ciebie: nikt nie powinien mieć obowiązku ich dodawać i są dobre powody, by tego nie robić.

Dlaczego ludzie umieszczają zaimki w stopce

Nie da się znać czyichś zaimków, dopóki ta osoba ich nie poda. Zwraca na to uwagę FAQ przygotowane dla osób zatrudnionych przez stan Waszyngton przez ich sieć pracowniczą LGBTQ+, które dodaje, że zaimki nie zawsze pasują do tego, jak ktoś jest postrzegany. W e-mailu zgadywanie jest jeszcze bardziej zawodne: osoby, które znają cię tylko z korespondencji, mają twoje imię i niewiele więcej, a Inclusive Employers, brytyjska organizacja zajmująca się inkluzywnością w miejscu pracy, zauważa, że podawanie zaimków otwiera rozmowę o tym, dlaczego nikt nie powinien zakładać czyichś zaimków na podstawie wyglądu albo imienia.

Linijka z zaimkami robi poprawkę, zanim ktokolwiek popełni błąd. Stonewall, brytyjska organizacja charytatywna LGBTQ+, podaje, że zaimki w stopkach pomagają zespołom unikać misgenderowania siebie nawzajem, klientów i kontrahentów, a przy tym widocznie okazują wsparcie osobom trans w organizacji i poza nią.

Drugi powód dotyczy wszystkich pozostałych. Kiedy swoje zaimki podają także osoby cis w zespole, linijka z zaimkami przestaje kogokolwiek wyróżniać. FAQ ze stanu Waszyngton ujmuje to prosto: im więcej osób je podaje, tym bardziej staje się to normalne i tym swobodniej i bezpieczniej osoby trans i niebinarne mogą podawać swoje. Jeśli cały pomysł jest dla ciebie nowy, podstawy omawia przewodnik po zaimkach.

Formaty i przykłady

Nie ma oficjalnego formatu. Pisz krótko i podaj dwie formy zaimka; to wystarczy, żeby każdy domyślił się reszty.

W linijce z imieniem i nazwiskiem

Najczęstsza opcja i ta, którą ludzie czytają najpierw. Sprawdzą się zarówno nawiasy, jak i pionowa kreska:

• Sam Okafor (ono/jego)
• Priya Shah (ona/jej)
• Jordan Lee | on/jego

W osobnej linijce

Przydaje się, gdy linijka z imieniem i nazwiskiem jest już długa albo firmowy szablon narzuca, jak wyświetla się twoje nazwisko. Napisz Zaimki: ono/jego pod imieniem i nazwiskiem albo pod stanowiskiem. Jeśli wolisz wypisać wszystkie trzy formy, tak właśnie robi przykład samej Human Rights Campaign, w linijce z imieniem: E. Wilson (pronouns: they/them/theirs).

Z linkiem do wyjaśnienia

Jeśli spodziewasz się pytań, zamień kilka słów po zaimkach w link do strony, która wyjaśnia, dlaczego ludzie je podają: do wytycznych twojej organizacji albo do publicznie dostępnego objaśnienia. Stonewall proponuje to jako jedną z opcji. Na przykład: Zaimki: ona/ono (dlaczego je podaję), gdzie linkiem są słowa w nawiasie.

Do pracy, na studia i dla freelancerów

• Praca: imię, nazwisko i zaimki w pierwszej linijce, potem stanowisko i zespół. Jeśli jest firmowy szablon, dodaj zaimki do linijki z imieniem i nazwiskiem, zamiast wymyślać nowy układ.
• Studia: imię, nazwisko i zaimki, potem kierunek i rok. Osoby prowadzące zajęcia i promotorzy, którzy poznają cię głównie przez e-mail, to dokładnie ci odbiorcy, którym linijka z zaimkami pomaga.
• Freelance: imię, nazwisko i zaimki, potem to, czym się zajmujesz, i twoja strona. Twoja stopka trafia do klientów, z którymi być może pracujesz tylko raz, więc zdecyduj, czy chcesz pokazywać zaimki im wszystkim. Gmail na przykład pozwala zapisać do dziesięciu podpisów i wybrać jeden do każdej wiadomości, więc możesz mieć wersję z zaimkami i wersję bez nich.

Po zapisaniu wyślij sobie testowy e-mail z każdego urządzenia i każdej aplikacji, z których piszesz. Stopki nie zawsze są między nimi współdzielone: strony pomocy Microsoftu podają, że podpisy w Outlooku mogą być przechowywane na urządzeniu, na którym je utworzono, i że osoby korzystające zarówno z Outlooka, jak i z Outlooka w przeglądarce muszą utworzyć podpis w każdym z nich.

Neozaimki, dowolne zaimki i tytuły

• Neozaimki. Zapisz je dokładnie tak, jak ich używasz: Zaimki: xe/xem albo Zaimki: fae/faer. Jeśli odbiorcy mogą nie wiedzieć, jak je wymówić, dodaj to: FAQ ze stanu Waszyngton podaje, że fae/faer wymawia się fay/fair. Więcej o neozaimkach.
• Więcej niż jeden zestaw. Ona/ono albo on/ono zwykle oznacza, że oba zestawy są w porządku, ale czasem sygnalizuje preferencję. Jeśli to dla ciebie ważne, napisz to: ona/ono, oba w porządku.
• Dowolne zaimki. Zaimki: dowolne. Jeśli jest jakiś zestaw, którego wolisz, żeby ludzie unikali, możesz go dopisać, na przykład dowolne zaimki oprócz it. Co dowolne zaimki oznaczają w praktyce, wyjaśnia osobna strona.
• Zamiast tego imię. Jeśli wolisz, żeby w ogóle nie mówiono o tobie za pomocą zaimków, Zaimki: proszę używać mojego imienia mówi to w kilku słowach.
• Tytuł. W formalnych sytuacjach przed imieniem i nazwiskiem może stać tytuł. Mx to ten, który nie wskazuje płci, na przykład Mx Sam Okafor, a Human Rights Campaign zauważa, że część osób używających neozaimków stosuje go zamiast tytułu wskazującego płeć, takiego jak Mr czy Ms.

Dlaczego to musi pozostać dobrowolne

Organizacje, które zalecają zaimki w stopkach, mówią też jasno, że nikogo nie należy zmuszać do ich dodawania. Stonewall podkreślał w 2020 roku, że do zaimków w stopkach należy zachęcać, ale nie wolno ich narzucać, bo nie każdy czuje się komfortowo, podając je, i dotyczy to zarówno osób cis, jak i trans w zespole. Inclusive Employers radzi pracodawcom, by nigdy tego nie nakazywali. Strony pomocy Microsoftu dotyczące jego własnej funkcji zaimków mówią, że korzystanie z niej powinno być dobrowolne, a nie obowiązkowe.

W przypadku osób trans powody są konkretne:

• Możesz żyć w pracy w stealth. Stopka trafia do każdej osoby, do której piszesz. We wrogim miejscu pracy nawet poprawna linijka z zaimkami może wyglądać jak zaproszenie do spekulacji, a jej pominięcie jest rozsądną decyzją.
• Możesz nie mieć jeszcze coming outu. FAQ ze stanu Waszyngton zauważa, że osoba trans, która nie ujawniła się w pracy, może używać innych zaimków w pracy, a innych w domu, i ostrzega, że pytanie takiej osoby o zaimki stawia ją na miejscu przed wyborem między wyoutowaniem się a misgenderowaniem samej siebie. Obowiązkowa linijka w stopce robi to samo w każdym e-mailu.
• Możesz wciąż to rozpracowywać. Jeśli jesteś w trakcie kwestionowania własnej płci, nie potrzebujesz linijki z zaimkami, dopóki jej nie zechcesz, i możesz ją zmienić, kiedy tylko chcesz.
• Tam, gdzie jesteś, może to być ryzykowne. Microsoft radzi organizacjom, by wzięły pod uwagę lokalne prawo, przepisy i normy kulturowe, które mogłyby narazić zatrudnione osoby na dodatkowe ryzyko, gdyby wyświetlano ich zaimki.

Zasady mogą się też szybko zmieniać. 29 stycznia 2025 roku amerykański Office of Personnel Management polecił agencjom federalnym wyłączyć w systemach pocztowych, takich jak Outlook, funkcje, które proszą użytkowników o podanie zaimków, a pracownikom kilku agencji, w tym Departamentu Stanu, w ciągu kilku dni polecono usunąć zaimki ze stopek, jak podała agencja Associated Press. Zanim zaczniesz polegać na starym szablonie, sprawdź aktualną politykę swojej organizacji.

Co powinny, a czego nie powinny robić osoby zarządzające i dział HR

Linijka z zaimkami pomaga tylko wtedy, gdy wspiera ją reszta miejsca pracy. Wytyczne Microsoftu dla administratorów mówią, że wyświetlanie zaimków powinno uzupełniać, a nie zastępować szersze działania na rzecz wspierania osób trans w zespole.

Co robić

• Jeśli macie sieć pracowniczą LGBTQ+, najpierw porozmawiaj z nią, jak radzi Stonewall, a potem zaoferuj w szablonie stopki opcjonalną linijkę z zaimkami, z jasnymi wskazówkami co do formatu i miejsca. Powiedz wprost, że jest dobrowolna.
• Niech zaczną osoby na najwyższych stanowiskach. Stonewall zaleca, by kadra kierownicza dawała przykład, podając swoje zaimki, dzięki czemu nie wygląda to na coś, co robią tylko osoby trans.
• Używaj zaimków osób, z którymi pracujesz, a gdy się pomylisz, popraw się i mów dalej bez długich przeprosin. Pomaga praktyka, a strona do ćwiczenia zaimków powstała właśnie w tym celu.
• Jeśli włączasz zaimki w profilach Microsoft 365, powiedz zespołowi, kto będzie je widział. Funkcja jest domyślnie wyłączona; gdy ktoś doda zaimki, widzi je każda osoba w organizacji i użytkownicy nie mogą tego ograniczyć, choć osoby spoza organizacji ich nie widzą.

Czego nie robić

• Nie wprowadzaj obowiązku, nie naciskaj na osoby, które nie dodały zaimków, i nie pytaj ich, dlaczego. Inclusive Employers radzi w pełni szanować ten wybór.
• Nie wyciągaj z tego wniosków. Brak linijki z zaimkami nie oznacza, że ktoś jest cis, a ono/jego nie oznacza, że ktoś jest osobą niebinarną.
• Nie ogłaszaj czyichś zaimków za tę osobę. Gdy ktoś z zespołu przechodzi tranzycję, Acas, służba doradcza w sprawach pracy dla Wielkiej Brytanii, mówi, że pracodawca powinien poinformować resztę zespołu o zaimkach tej osoby wtedy i w taki sposób, jak ona sobie tego życzy.
• Nie traktuj kpin jak niewinnych żartów. Acas podaje, że celowe misgenderowanie zatrudnionej osoby trans może być formą nękania, a pracodawca, który nie podejmie kroków, by temu zapobiec, może ponosić odpowiedzialność prawną.

Kiedy ktoś z zespołu z tego kpi albo to ignoruje

Zacznij od odróżnienia potknięcia od wyboru. Ktoś, kto raz się pomyli i sam się poprawi, uczy się. Ktoś, kto po przeczytaniu twojej stopki uporczywie używa złego zaimka albo robi sobie z tego żarty, robi coś innego. Przy potknięciu wystarczy krótka poprawka albo nic. W pozostałych przypadkach:

• Popraw raz, wprost, najlepiej na piśmie. Na przykład: moje zaimki to they/them, tak jak w stopce. Nie musisz niczego wyjaśniać. Jeśli zarzut dotyczy gramatyki, they w liczbie pojedynczej od stuleci należy do języka angielskiego.
• Zapisuj. Acas radzi notować, co się stało, jak to na ciebie wpłynęło, daty i godziny, wszelkie dowody, takie jak e-maile czy zrzuty ekranu, oraz świadków. Przy e-mailach jest to łatwiejsze niż przy większości problemów w pracy.
• Zgłoś to. Acas radzi najpierw spróbować nieformalnie, z osobą przełożoną albo działem HR, a jeśli to nie zadziała, złożyć formalną skargę, zwaną grievance. W obu przypadkach może pomóc przedstawiciel związku zawodowego.
• Wiedz, że prawo bywa różne. Acas podaje przykład kobiety trans, wobec której współpracownicy celowo wciąż używają zaimka he, choć prosiła o she albo they, i stwierdza, że to prawdopodobnie nękanie. W Stanach Zjednoczonych federalne wytyczne z 2024 roku mówiły, że powtarzane i celowe misgenderowanie może być nękaniem, ale w maju 2025 roku sąd w Teksasie uchylił tę część, a Equal Employment Opportunity Commission w styczniu 2026 roku wycofała całe wytyczne. Związek zawodowy, prawnik od prawa pracy albo lokalna organizacja pomocy prawnej dla osób LGBTQ+ powie ci, jaka jest twoja sytuacja.

Jeśli miejsce pracy robi z twojej stopki cel ataków, wolno ci ją usunąć. Twoje zaimki i tak pozostają takie same.

Stopka, nazwa wyświetlana i zaimki w profilu to różne rzeczy

W poczcie e-mail zaimki mogą znaleźć się w trzech miejscach i każde z nich trafia do innych odbiorców.

• Stopka to tekst dodawany na dole pisanych przez ciebie wiadomości. Widzą ją tylko osoby, które czytają dany e-mail.
• Nazwa wyświetlana to nazwa pokazywana razem z twoim adresem, kiedy wysyłasz wiadomość. W Gmailu zmienia się ją na komputerze, w ustawieniach, w sekcji Send mail as; nie da się jej zmienić w aplikacji Gmail. Na służbowym albo szkolnym koncie Google nazwę widoczną w wysyłanych e-mailach może ustawić administrator. Zaimki dodane do nazwy wyświetlanej stoją obok twojego imienia u każdej osoby, która dostaje twoją pocztę, a to większy krok niż stopka.
• Zaimki w profilu to pole na twoim koncie. W Microsoft 365, jeśli administrator włączył tę funkcję, pojawiają się na twojej karcie profilu w Outlooku i Teams i widzi je każda osoba w organizacji. Na kontach Google założonych przez pracodawcę, szkołę albo inną organizację są domyślnie ukryte, a ty decydujesz, czy widzisz je tylko ty, twoja organizacja, czy każdy.

Każdą z tych rzeczy ustawia się w innym miejscu, więc sprawdź wszystkie trzy. Jeśli twoja organizacja oferuje zaimki w profilu, możesz korzystać z nich, a stopkę zostawić bez zaimków; jeśli większość twoich e-maili trafia poza organizację, zaimki w profilu Microsoft 365 do tych odbiorców nie dotrą, a stopka tak.